ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบริหาร

                ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารหรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์หรือผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ( Hardware ) และโปรแกรม ( Software ) รวมทั้งผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารเป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน  การจัดการและการตัดสินใจในองค์กร

 เนื้อหาและการจัดโครงสร้างสารสนเทศ

เนื้อหาของการจัดการสารสนเทศครอบคลุมถึงเรื่องต่อไปนี้

1.       ศาสตร์และศิลป์ในการจัดการและการตัดสินใจ

2.       จิตวิทยาและพฤติกรรมการแสดงออกซึ่งจะเป็นตัวกำหนดถึงความสำเร็จหรือล้มเหลวของระบบสารสนเทศ

3.       สภาพแวดล้อม ( Environment ) และการผลักดันทางเทคโนโลยีเพื่อก่อให้เกิดโอกาสในการใช้ข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

4.       วิธีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในการช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System )

การจัดโครงสร้างของสารสนเทศ  หากจะแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้  เป็น 4 ระดับคือ

1.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ( Top Management )

2.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manangement )

3.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุม ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่าง ( Bottom Management ) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน

4.       ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลเข้าสู่กระบวนการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศออกนำเสนอต่อผู้บริหาร

 ความต้องการระบบสารสนเทศ

        ผู้บริโภคข้อมูลปรารถนาจะให้องค์กรมีเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารที่มีประสิทธิภาพ ทันสมัย และสามารถสนองตอบความต้องการในทางปฏิบัติงานได้ ซึ่งความต้องการข้อสนเทศแต่ละระดับไม่เท่ากัน แต่ละระดับมีความต้องการแตกต่างกัน ในระดับปฏิบัติจะต้องมีระบบงานที่สนองความต้องการของระดับปฏิบัติ ( Operational System ) ระดับกลางมีระดับงานที่คอยควบคุมดูแลให้งานต่างๆเป็นไปตามที่กำหนดไว้ จึงจำเป็นต้องได้ระบบงานที่ช่วยในการตัดสินใจ  ระดับสูงเป็นงานด้านวางแผนกลยุทธ์เพื่อการตัดสินใจ ดังนั้นความต้องการสารสนเทศของแต่ละระดับจึงไม่เหมือนกันถึงแม้จะมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน แต่ต้องสร้างระบบ สร้างสารสนเทศเพื่อสนองความต้องการของแต่ละระดับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร หรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ [Management Information Systems (MIS)] เป็นระบบที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดหาข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงาน หรือการวิเคราะห์วางแผน การจัดการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพในองค์กรประกอบด้วยระบบย่อย4ระบบดังนี้

1.       ระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing Systems )

2.       ระบบการรายงาน ( Management Report Systems )

3.       ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Report System )

4.       ระบบสารสนเทศสำนักงาน ( Office Information Systems )

ระบบย่อยทั้ง4ระบบนี้ จะสร้างความสัมพันธ์ให้เข้ากับระบบสนับสนุนผู้บริหาร( Excutive Support Systems )

1.       ระบบประมวลผลรายการ [ Transaction Processing Systems (TPS)] เป็นระบบที่ เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์การ การบันทึกรายการต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นการปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำๆกันทุกวัน ( Routine ) เพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับการเชื่อมโยงกับตัวแปรอื่นๆ

2.       ระบบการรายงาน [ Management Reporting System (MRS) ] เป็นระบบที่ช่วยในการจัดเตรียมรายงานเพื่อสนองตอบความต้องการของผู้ใช้ ( User ) วัตถุประสงค์คือเพื่อจัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหารเพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะมีการตัดสินใจ  รายงานที่เตรียมขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing System ) โดยทั่วไปข้อมูลต่างๆที่อยู่ในรูปของข้อสรุป ( Summary  Report )  หรือจะพิจารณารายละเอียดของข้อมูลก็ได้ ( Detail Report )

3.       ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ [ Decision Support Systems (DSS) ] ระบบนี้ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่างๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยคณบดี รองคณบดี ผู้อำนวยการสำนัก สถาบัน ที่นั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์ และรายงานผลได้ทันกับความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถในการใช้งานได้ดีกว่าระบบประมวลผลรายการ  และระบบรายงานการจัดการ  เนื่องจากระบบ DSS สามารถปรับเปลี่ยนตัวแปรที่แตกต่างกัน แล้วทำการคำนวณวิเคราะห์ใหม่ได้ ซึ่งไม่เหมือนกับ TPS และ MRS ที่ยังเป็นข้อมูลดิบซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ประจำวัน

4.       ระบบสารสนเทศสำนักงาน [ Office Information System ( OIS ) ] เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ ( Computer Base ) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner ) เครื่องโทรสาร (Facsimile ) โมเด็ม ( Mofem ) โทรศัพท์และสายสัญญาณ  รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word Processing ) โปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ( Microsoft Office ) และโปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E-mail ) เป็นต้น ระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานจะมีความยืดหยุ่นและคาบเกี่ยวกับขอบเขตของ TPS, MRS และ DSS นอกจากนั้นระบบความรู้ [ Knowledge System (KES) ] ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานก็มีบทบาทในการพัฒนาองค์กรเนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะ เช่น บรรณารักษศาสตร์มีการใช้โปรแกรมเฉพาะงานการจัดทำฐานข้อมูลแคตตาลอค ฐานข้อมูลบรรณานุกรม ฐานข้อมูลการทำดรรชนีบทความเป็นต้น

            นอกจากนั้นยังมีระบบอื่นๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการนำไปใช้ เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System ) ระบบอัจฉริยะ (Artificial Intelligence ) ในระดับนโยบายและแผนขององค์กร จึงทำให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร [ Excutive Support System (ESS ) ]

            ระบบสนับสนุนผู้บริหาร ( ESS ) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์กร  โดยจะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายในองค์กรในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์กรเพื่อนำมาประกอบการพิจารณาตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอน  ดังนั้นระบบสนับสนุนผู้บริหารจึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์โดยส่วนใหญ่จะอยู่ในรูป เมนู ( Menu ) กราฟฟิค ( Graphic )  และอาศัยการติดต่อสื่อสาร (Communication ) รวมถึงการประมวลผลขอบเขตของหน่วยงาน ( Local Processing )

            ข้อมูลในองค์กรจะใช้งานได้ต้องผ่านการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศ ซึ่งผู้ใช้สามารถนำไปใช้ทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง เช่น การวิเคราะห์การทำงานภายในหน่วยงาน หรือการวิเคราะห์ผลผลิตขององค์กร สารสนเทศมีประโยชน์มากจึงจำเป็นต้องมีการลงทุนเพื่อสร้างสารสนเทศขึ้นมา และจะต้องมีการจัดการทรัพยากรสารสนเทศเพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจ เพื่อให้เกิดพัฒนาการทางการศึกษา การบริหาร หรือแม้แต่การเตรียมพร้อมที่จะวิเคราะห์การลงทุนในอนาคตอันใกล้ที่มหาวิทยาลัยกำลังเตรียมการออกนอกระบบด้วย ระบบสารสนเทศในองค์กรมักจะคำนึงถึงประโยชน์ต่อไปนี้

1.       การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2.       การลดเวลาการทำงาน

3.       การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน/การเรียกใช้/การเลือกใช้สารสนเทศ

4.       ความสามารถกลั่นกรองสารสนเทศที่ตรงกับความต้องการได้ทันที

5.       การใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ ( ระบบฐานข้อมูล/ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์/ทรัพยากรสารสนเทศ )

6   ความสามารถในการสร้างมาตรการประกันคุณภาพการศึกษา เช่น สามารถตรวจสอบติดตามผลการเรียนของนักศึกษา/ ประวัติ/ ผลการปฏิบัติงานของบุคคลากร เป็นต้น

7.       สร้างโอกาสในการพัฒนาองค์กรด้านการศึกษาให้สังคมรู้จักและเลือกใช้

8.       สร้างภาพพจน์ที่ดีให้ปรากฏแก่สังคม

อัลวิน ทอฟเลอร์ได้วิเคราะห์ไว้ในหนังสือคลื่นลูกที่สามว่า 

            “สิ่งที่ยุคคลื่นลูกที่สามต้องการมากขึ้น คือคนที่รับผิดชอบ เข้าใจงานของตนว่าประกอบกับงานของคนอื่นอย่างไร ต้องสามารถปฏิบัติงานใหญ่ได้ สามารถปรับตัวกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปรได้ดี และปรับตัวให้เข้ากับคนรอบข้างได้ดี ”

             องค์กรต่างๆมีความจำเป็นต้องมีการจัดการระบบสารสนเทศให้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการนำระบบสารสนเทศไปใช้ในการตัดสินใจ เนื่องจากระบบสารสนเทศอาศัยระบบการจัดการฐานข้อมูล ( Database ) ซึ่งเป็นแหล่งรวมข้อมูลขององค์กร และทำหน้าที่สนับสนุนข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆภายในองค์กร  ระบบข้อมูลสารสนเทศจำเป็นต้องกระจายให้กว้างโดยอาศัยการสื่อสาร ซึ่งจะอยู่ในรูปของอุปกรณ์ที่ใช้ในองค์กร โดยการสร้างเป็นเครือข่ายเฉพาะที่ ( Local Area Network ) หรือ LAN เพื่อให้ภายในองค์กรสามารถใช้ข้อมูลต่างๆร่วมกันได้ในรูปของเครือข่ายเฉพาะพื้นที่ ( LAN ) และอินทราเน็ต ( Intranet ) และสามารถส่งข้อมูลสื่อสารกับเครือข่ายระยะไกลได้

            เมื่อองค์กรมีความพร้อมผู้บริหารสามารถจะรับรู้ศักยภาพ ขององค์กรได้ในภาพรวมโดยศึกษาจากข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล และวิเคราะห์แล้วด้วยวิธีนำข้อมูลที่ได้จัดเพื่อการบริหาร (MIS ) มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในแง่ของการตัดสินใจ  การกำหนดนโยบาย  การวางแผนงานก็จะสามารถพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ผู้บริหารต้องพร้อมที่จะบันดาลให้เกิดระบบ MIS ขึ้นในองค์กรอย่างมีหลักการ อย่างอดทนและต่อเนื่อง  รวมทั้งต้องมีการพัฒนาตนเองให้ก้าวหน้าทันกับความเจริญทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และความรู้อันเกี่ยวเนื่องด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ  เช่นองค์ความรู้ใหม่ๆ  การจัดการความรู้ และยอมรับรู้ว่าโลกในยุคของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำรงชีวิตนั้นเป็นเช่นไรและพยายามให้ความรู้แก่คนในองค์กรอย่างทั่วถึง  ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรพัฒนาไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ